仕事の引き継ぎがいい加減…注意すべき点とうまく乗り切るコツ

転職したときには、誰かの業務を引き継いで仕事をすることになるわけですが、

こんな思いになったことはありませんか？

しかし、たとえいい加減な引き継ぎでも、業務を続けていかなければなりません。

引き継いだ仕事は自分の責任になってしまいますから、ヤケを起こさずに冷静に対処しましょう。

引き継ぎの質は、ほぼ前任者のクオリティだといえます。

あなたが前任者より質の高い仕事すれば、高い評価を得られるチャンスとなるはずです。

この記事では、仕事でいい加減な引き継ぎをされて困惑している方へ向けて、注意しておきたいポイントを解説しています。

これまで転職を7回経験してきた筆者の体験談にもとづいて、わかりやすくお話ししていますので、あなたの引継ぎ対応の参考にしていただけると幸いです。

転職先の引き継ぎがいい加減でも冷静に対処しよう

転職して新しい仕事を引き継ぐときに、

こういったことは珍しいことではありません。

とくに前任者がいい加減な人だった場合は、引き継ぎもいい加減になりがちでしょう。

しかし、いい加減な引き継ぎだからこそ、こちらは冷静に対処をするべきです。

引き継ぎ業務ができないレベルの人もいる

筆者の経験談ですが、あるメーカーに転職したとき、

取引のある小売店を訪問する

という業務を、仕事のひとつとして引き継ぎしました。

ところが、驚くべきことに前任者は、小売店の担当者や関係者を把握していなかったのです。

業務を引き継ぐことが決まった段階では、

このような状態でした。

筆者は同じ業界に長くいましたので、そのありえない状況に、

と愕然としたことを記憶しています。

そして引き継ぎらしい引き継ぎもなく、筆者が仕事を受け持つことになったのです。

筆者はイチから自分でリストを作成することになり、2年後に後任の担当者へ作成したリストを渡して、きちんと引き継ぎをおこないました。

引き継ぎがいい加減でも、ヤケを起こしてはいけない

たとえ引き継ぎに問題があったとしても、

このようなヤケを起こしてはいけません。

転職先でしっかりと評価を得ていくためにも、

というプライドを持って、仕事をしていくほうが建設的です。

いい加減な仕事の引継ぎをされている場合は、

前任者よりも質の高い仕事をすれば、自分の評価を上げるチャンスになる

上記のような捉え方をしましょう。

前任者を否定することは、周りには好まれない

前任者の引き継ぎがいい加減だからといって、

上記のような対応も避けたほうが無難です。

あなたが前任者を非難したところで、よほど酷い人で解雇されたとかでもない限り、

このように同意してくれる人は、ほとんどいないでしょう。

既存の人たちからすれば、あなたは前任者よりも新参者ですから、ほとんどの場合は前任者の味方をするはずです。

前任者のおかしいところを指摘しても、

こんなふうに、自分の首を絞めることになりかねません。

引継ぎ資料がいい加減なときによくある注意点

引き継ぎ自体がいい加減なこともありますが、

というケースもよくあります。

こういった場合は覚悟を決めて、イチから自分で資料を作るつもりでやるしかありません。

ただ、ちょっとだけ注意しておきたいことがあります。

変なやり方には何らかの理由があるケースも

引き継ぎ資料がいい加減だった場合は、

自分のやり方で新しいマニュアルを作成する

ということになるでしょう。

ただし、すべてを自分の考えだけで進めるのではなく、引継ぎ資料を参考にしながら、冷静に考えた方がよい内容もあります。

このように思えることでも、実はなにか理由があるのかもしれません。

たとえばExcelデータの入力で、全部のカタカナをわざわざ半角で打ってあった場合。

これは個人の好みで半角にしてあるわけではなく、全データがそうなっているかもしれませんし、

他のデータとぶつけるときに、半角にしておく必要がある

ということなのかもしれません。

また、ずいぶん古いやり方をしていると感じても、

という場合もあります。

一見すると変なやり方でも、何かしらの理由が存在している場合もあるので

すべてを新しいやり方に変えてしまうのは、リスクが伴う場合がある

ということを認識しておきましょう。

過去の業務でも、後任者の責任にされる場合がある

引き継ぎを終えたあとは、

前任者の仕事は、自分の仕事として責任を問われる可能性がある

ということを心得ておきましょう。

とても理不尽なことですが、ひどい会社の場合は、

上記のような場合でも、自分の責任にされてしまう場合があります。

過去データのミスは、当然ながら前任者の責任ですが、

このように考える人もいるのです。

過去の資料を、すべて検証しなおすことは難しいかもしれませんが、

重要な部分だけでも、前任者が作成した資料も見直しておく

ということをおすすめします。

いい加減な引き継ぎを乗り切るためのポイント

引き継ぎがいい加減だった場合は、どのような対応をすればよいのでしょうか？

ここでは、自分でできる具体的な対応策についてご紹介します。

前任者がまだ退職していない場合は、連絡が取れるようにしておく

引き継ぎがいい加減だけど、前任者がまだ社内に残っている場合には、わからないことを理解できるまでしつこく聞いて、問題点を解明しておきましょう。

前任者が退職してしまう場合でも、

と了承を取っておくと、とても便利です。

筆者も急な退職をしたときに、

こんなふうに、後任から何度も電話で相談を受けたことがあります。

経験者にとっては簡単なことかもしれませんが、後任者は初めて経験するので、戸惑うことも多いでしょう。

わからないことは、後からでも聞けるようにしておく

ということをおすすめします。

自分で引継ぎマニュアルを作成する

引き継ぎをしているときは、前任者と一緒に業務をやっているので、

という感覚になっていることも多いでしょう。

しかし、実際に一人でやったときに問題が発生すると、

こういったことがたくさん出てくるものです。

後から出た問題にもしっかり対処できるように、

上記の取り組みを、引き継ぎ期間中に実施するようにしてください。

他人の作ったマニュアルよりも、自分で作ったマニュアルで確認するほうが、理解のしやすさが格段に違います。

マニュアルを作成する際は、フローチャートで図解にしておくとわかりやすいのでおすすめです。

引き継ぎが完璧だった場合は、あなたの腕が試される

前任者との引き継ぎが問題なく終われば、それに越したことはありませんよね。

スムーズに業務が進めば、あなたの仕事も評価されるというものです。

でも、ちょっとだけ気をつけておいた方がいいこともあります。

前任者が有能だった場合は要注意

前任者のレベルが低かったとき、あなたが前任者よりも仕事ができれば、自身の評価を高めることができます。

しかし、社内において、

このように思われているときは、注意しなければなりません。

なぜなら、前任者のクオリティが高ければ高いほど、なにかと比較されてしまうことになるからです。

会社側は前任者と同等か、あるいはそれ以上のレベルを求めてきます。

しっかり頑張らなければ、なかなか評価を得られないでしょう。

とくに中途採用の場合は、即戦力として採用されるわけですから、

このように思われてしまうと、ピンチに陥ってしまいます。

有能だと思われていたけど、実はそうでもなかったとき

まれにあることですが、前任者は評価が高くやり手だと思われていたのに、

実際には、評判よりも仕事のレベルが低かった

というケースもあります。

筆者も過去に、

上記のようなことに遭遇して、

このような疑問を抱いたことがありました。

しかし、評判が良かった前任者を否定しても、あなたの株が下がるだけなので、とくにいいことはありません。

逆にいうと、あなたのレベルが高いということですから、前任者を否定することなく、

前任者を超えるレベルで、黙々と仕事をしていく

というのがおすすめです。

評判がよかったものを下げるより、評判がよかった人を超える仕事をしていれば、おのずとあなたの評価は高まっていくでしょう。

引き継ぎ後に問題が発生した場合の対処方法

引き継ぎがうまくできたかどうか関係なく、仕事を引き継いだあとに問題が出てくることはよくあることです。

ここでは、よくあるケースと対処法についてご紹介します。

前任者が意図的に問題を隠していたとき

業務を引き継いで仕事を始めてみると、

前任者が問題を隠していた

という場面に遭遇することがあります。

前任者が問題と思っていなかった軽いものから、

というレベルのものまでさまざまです。

明らかに会社の不利益になるような問題であれば、早めに上司に報告しましょう。

まずは「相談」という形をとるのがよいかもしれません。

そのまま問題を隠し続けるのはNGです。

隠していたら、あなたのせいにされてしまいますよ。

時間が経って会社に発覚したときに、

と言い逃れしたところで、

このように思われてしまうだけです。

取引先の不満を、前任者が抑え込んでいたとき

営業部などの引き継ぎで起こるケースとして、

クライアントの担当者が替わった途端に、先方から問題や不満が続出してくる

上記のような場合があります。

このケースでは、以下の二種類のパターンがあります。

前任者とそりが合わなかったという場合は、担当が変わってあなたがうまくやれば、不満は解消されていくでしょう。

しかし、前任者が強引だったという場合は、ちょっとややこしくなる危険性があります。

前任者が強引で不満が出てきたということは、取引先の無理な要求を飲まずに、先方の不満を抑え込みながら回していたケースが多いのです。

たとえば、以下のような事例が挙げられます。

こういった要求を抑え込んでいた場合、会社としては、前任者を「有能である」と判断していた可能性が高いです。

会社側の要求をクライアントに飲ませているわけですから、多少の不満が先方から出ていたとしても、

という評価が与えられていたりします。

そして抑え込んでいたクライアントの不満は、担当者が替わったときに噴出してくるものなのです。

こういった場合の解決策としては、

まずは前任者のやり方に従っておく

ということが無難でしょう。

前任者から担当が変わってすぐに、取引条件を変えるとか優遇するというのも、逆におかしな話です。

こういった気持ちになるのは理解できますが、だからといって、クライアントの肩を持つ言い方をしてしまうと、

会社からはこのように見えてしまうので、注意が必要です。

まとめ：引き継ぎがいい加減だったとしても、あなたの対処を会社は見ている

今回は、仕事でいい加減な引き継ぎをされて困惑している方へ向けて、

といった内容についてお話ししました。

仕事の引き継ぎがいい加減だったとしても、ヤケを起こさずに冷静に対処しましょう。

引き継いだ限りは、今後はあなたが責任を持つことになりますし、あとで困るのもあなた自身なのです。

引き継ぎの際には最大限の注意を払い、

なにかあれば前任者に確認できるようにしておく

ということをおすすめします。

引き継ぎがいい加減だった場合、当面は大変かもしれませんが、

頑張って前任者よりいい仕事をすれば、評価されるチャンスでもある

このような見方もできるのです。

また、引き継ぎがスムーズに進んだとしても、前任者が有能だった場合には、それ以上の能力が期待されるので手は抜けません。

いずれにしても、引き継ぎした前任者を否定するのはNGです。

うっかり非難したりグチを言ったりすると、自分の評判を落としかねませんので、くれぐれも注意してください。

中途採用で入社した場合、あなたは即戦力として期待されています。

しばらくは不満をグッと飲み込んで、まずは仕事に慣れることに集中しましょう。