退職時の引き継ぎはどこまでやればいい？現実的なラインを解説

退職するときの悩みの一つとして、「引き継ぎをどうするか？」という問題があるでしょう。

こういったことを、いろいろと考えてしまうものです。

やり残しがあれば、転職後も心残りになることもありますし、

といった嫌がらせを言う会社もあります。

ですが、実際には完璧な引き継ぎというのはありえません。

現実的には、後任者の業務に対する疑問がなくなって、

と思ってもらえるくらいが、引き継ぎ完了のラインとなります。

この記事では、退職の引き継ぎについて悩んでいる方に向けて、引き継ぎで押さえておきたいポイントを解説しています。

筆者はこれまで転職を7回経験したなかで、何度も退職引継ぎをしてきました。

その実体験も交えながらお話ししていますので、ぜひ最後までご覧いただいて、あなたの悩みを解決するヒントにしてください。

退職の引き継ぎは、どこまでやっても終わりがない！

退職の引き継ぎは、引き継ぐ側と引き継がれる側が、

お互い納得するまで引継ぎをおこなう

というのが理想ですが、それでは終わりが見えませんし、そんなに時間が取れる方は少ないでしょう。

1ヶ月くらいの期間で、後任をベテラン並みにするのは無理がある

筆者が以前退職するとき、取引先に後任の紹介回りをしたのですが、そのときに言われたのは、

というような話でした。

確かに、後任者をすぐに動けて使えるようにしてから、退職するのがベストでしょう。

しかし、自分と同じくらいの力量がある既存社員が後任ならまだしも、

こういった状況であれば、1ヶ月やそこらの引継ぎ期間で、10年選手並みに育てるのは無理です。

完全に引き継いだと言えるまでには、やはり実務の経験値も必要となりますので、実際にはかなり難しいことでしょう。

仕事をしていれば、次から次へと別の問題が出てくる

仮にすべての業務を引き継ぎしたとしても、仕事をしていれば次から次へと問題は発生するものです。

何十年もずっと同じことをやっていたとしても、次々に今までと違う問題が起きますよね…

ですから、たとえ引き継ぎマニュアルを完璧に作ったとしても、

ということはいくらでも出てきます。

例えば、カスタマーセンターやクレーム処理など。

しっかりとしたマニュアルがあったとしても、相手がマニュアル通りに動いてくれることばかりではありません。

ケースバイケースで、判断しなければいけないことがほとんどでしょう。

そして、まだ見ぬ問題を予想して引き継ぎすることはできないのです。

こうした未知の問題への対応策としては、マニュアルで作業のやり方だけを引き継ぐのではなく、

なぜこの業務をするのか？

という理由をしっかり説明しておきましょう。

仕事に終わりがないように、引き継ぎにも終わりはありません。

ですから、その仕事自体の意味（骨子）をしっかり伝えておいて、

後任の人が、自分で考えて応用できるようにしてあげる

ということが重要となります。

退職時の引継ぎで心掛けておきたいポイント

退職時の引き継ぎは、実際にはどこまでやればいいのでしょうか？

後任が育つまで、無期限でいつまでもダラダラと続けるわけにもいきません。

引き継ぎにはタイムリミットがあり、たいていの場合は最終出社日まででしょう。

つまり、退職時の引き継ぎは時間との戦いでもあるのです。

引き継ぎの方法を会社に確認しよう

引き継ぎの方法は、会社側の指定があれば、基本的にはその方法に従いましょう。

もしあなたが前任者から業務を引き継いでいるのであれば、前任者の引き継ぎ資料を元にアップデートしてください。

資料が何もなければ、新たな引き継ぎ書類を作成しましょう。

引き継ぎをするときの基本的な流れとしては、

上記のような形になります。

業務内容をすべて書き出して残しておく

紙でもファイルでもかまいませんが、

引き継ぎ事項はすべて書き出しておく

ということを心がけましょう。

そうしておけば、言った言わないで後々にもめることもありませんし、後任者もあとで何度でも見なおすことができます。

業務内容とそれに伴ってやるべきことを、すべて書き出しておきましょう。

まずは自身がやってみせる

引き継ぎは、まず業務を自身がやってみせるところから始めてください。

概要を先に説明しておくと、後任者が理解しやすくなります。

引継ぎの心構えとしていえることは、

というものです。

まずは自身でやって見せた後に、後任者にやらせてみて、できないところはフォローしてあげましょう。

すぐにはできないこともありますので、

ということにして、後日にもう一度やらせてみる形がおすすめです。

マニュアルは引き継ぎする後任者に作らせる

これは筆者が引き継ぎを受ける時に、実際に経験した方法ですが、

引き継ぎマニュアルを、引き継ぐ後任者に作らせる

というやり方が有効です。

他人の言い回しだと、

こういったことが起こりやすいですが、自分の言い回しでまとめておくと、後から見直したときにわかりやすいでしょう。

引継ぎ資料を後任者に渡すときに、

と話しておくとスムーズです。

疑問がなくなるまで、質疑応答を繰り返す

引き継ぎが進むにつれて、いろいろと疑問が出てくるケースも多いでしょう。

後任者も業務を理解できるようになってくると、

という思いから、いろいろと疑問点が出てくるものです。

引き継ぎの期間に、できる限り疑問点を潰してあげて、疑問がなくなるようにしてあげましょう。

疑問点がなくなれば、引き継ぎはほぼ完了したといえる状態になります。

解決していない問題点も教えておく

もうひとつポイントとして、

上記についても、自身の見解と対策を教えておきましょう。

退職までに自分で処理できない問題があれば、後任者に伝えておいて、処理方法や対策について指示を出しておきます。

今すぐの問題点でなくても、前もって伝えておくことで、後任者も心構えができるというものです。

理想は即戦力にすること

これはあくまで理想論ではありますが、

社内でもクライアントに対しても、戦力として使えるようにする

というのが引き継ぎの理想です。

実際にはそこまでできるケースは少ないかもしれませんが、

このように後任者が感じて、滞りなく退職後の業務を行えるようにしてあげましょう。

私が経験した引き継ぎ体験談

会社や環境が違うと、引き継ぎにもたくさんのやり方があり、いろいろな問題が起こるものです。

ここでは、筆者がこれまでの転職で引き継ぎした際に、経験したことをご紹介します。

パソコンの中身をすべて消していった前任者

筆者が管理職だった時に、ある社員が退職することになりました。

後任の社員がいなかったため、当面の引き継ぎを筆者が受けたのです。

しかし退職後に、退職した彼のパソコンを確認したら、簡単な引き継ぎ書以外はすべて削除されていました…

その社員は営業だったのですが、

上記のような資料をサーバにも残すことなく、すべて削除していたのです。

パソコンをチェックしなかった筆者も間抜けでしたが、

このように思わざるを得ませんでした。

幸いなことに、特段の必要な資料もなかったので事なきを得ましたが、

必要と思われる資料は、退職するときは削除せずに残しておく

ということを心がけてください。

退職後に、後任から電話が頻繁にかかってくる

筆者が退職した後に、わからないことがあるとすぐに電話をかけてくる人もいました。

引き継ぎ期間は1ヶ月ほどあったので、

と思っていたのですが、後任者はキャリアが浅いこともあり、なかなかうまく回せなかったようです。

後任の子は、在職中は直属の部下であり、可愛がっていたこともあったので、とくに苦に感じることもなく、その都度対応していました。

しかし、そういった良好な関係性ばかりとは限りませんし、

上記のような場合は、イライラしてしまうこともあるでしょう。

とくに、こちらが転職して間もない時期であればなおさらです。

引き継ぎをする際に、

このように言うのはとても親切ですが、後任がすぐに人を頼ってくるタイプの場合には、注意したほうがよいかもしれません。

引き継ぎはいらないと言われた会社

ある会社にいた時にリストラされてしまい、

このように言われたことがあります。

まさに喧嘩上等です。

そのときはカチンときて、

という思いになりました。

しかし、筆者はまだその業界で生きていくつもりだったので、クライアントには仁義を通さねばなりません。

たとえ会社から出社不要と言われたとしても、

こんなふうに思われてしまうと、この先の自分の信用にかかわります。

とりあえず3日間でクライアントに挨拶回りをして、後任の部下には必要最小限の引き継ぎをしてから、退職することにしました。

とくに同業界に転職する場合は、

上記のように考えるのではなく、

将来の自分のために必要なことである

と思って引き継ぎをしておいた方が、自分にとって安心です。

自分が編み出したやり方を、引継ぎする義務はあるのか？

自分が考え出した効率よい仕事のやり方を、後任に伝えるべきかどうか悩む場合もあるかもしれません。

例えば、

こういった場合に、それを残していく義務があるのかどうかというケースです。

自分の作ったシステムを巻き戻して、退職してしまった知人の話

これは筆者の知人の話ですが、彼はある会社でITを担当していました。

自分で作ったシステムを活用して、3人分の仕事をこなしていたのですが、

と感じた彼は、転職することを決意したのです。

そして退職するときに、自分の作ったシステムを置いて行かず、彼が入社する前の古いやり方で、後任者に業務を引き継ぎしました。

すると、引き継いだ後任の担当者は、

このように会社に相談したのだとか…

退職する本人は、さぞや痛快だったでしょう。

業務時間に作ったものは「会社のもの」。引き継ぎはするべき

個人的には、知人に共感できる点もあるのですが、実際にはあまりおすすめできるやり方ではありません。

こういったものはやはり「会社のもの」と判断されますので、引き継ぎのときに共有しておくべきです。

たとえ作成したシステムを会社に置いてきたとしても、作成する能力やノウハウは、すでに自分の中にある財産であり、減るわけでもありません。

後任者に引き継げることは、実際には業務の方法論や形式でしかないのです。

どれだけ綿密なマニュアルを作ったとしても、後任者はあなたと同じようにはできないでしょう。

マニュアルというのは楽譜のようなものです。

ピアニストによって表現方法が違うように、同じマニュアルでも出せる結果は人によって違いますから、

こういったものをすべて引き継ぐことはできません。

教えられることは、出し惜しみせずに教えてあげましょう。

後任者に教えているうちに、こちらも気づかされることもあったりするものです。

まとめ：引き継ぎ期間の完了は後任者の疑問がなくなるまで

今回は、退職するときの引き継ぎについて、どこまでやればよいのかを、筆者の経験をもとにお話ししました。

このように悩むかもしれませんが、実際には完璧な引き継ぎというのはあり得ません。

もちろん、後任者が自分と同じように、仕事ができるようにしていくのが理想的です。

しかし現実的には、業務への疑問がなくなり、

と思ってもらうくらいが、引き継ぎできる限界でしょう。

「言ったの言わない」とか「引き継ぎで聞いてない」というトラブルにならないように、

引き継ぎ事項はすべて書面に起こしておく

ということをおすすめします。

「立つ鳥跡を濁さず」といいますが、とくに同業他社に転職する場合は、適当な引き継ぎをすると自分の首を絞めることになりかねません。

これからの自分のためにも、できるだけ丁寧に引き継ぎしておきましょう。